Przetarg nieograniczony na wymianę elektronicznych podzielników kosztów ciepła oraz świadczenie usług w zakresie rozliczenia kosztów zużytej energii cieplej przez okres 10 lat, w całych zasobach Spółdzielni.

Katowice, 19 kwietnia 2019 r.

ZAWIADOMIENIE
o przetargu nieograniczonym

Spółdzielnia Mieszkaniowa „GÓRNIK” w Katowicach, ul. Mikołowska 125a (Zamawiający) ogłasza przetarg nieograniczony na: wymianę elektronicznych podzielników kosztów ciepła oraz świadczenie usług w zakresie rozliczania kosztów zużytej energii cieplnej przez okres 10 lat, w całych zasobach Spółdzielni.

A. Szacunkowa ilość podzielników ciepła w całych zasobach Spółdzielni do 31 000 sztuk.

B. Szczegółowe informacje dotyczące zakresu prac i usług objętych przetargiem zostały zamieszczone w materiałach przetargowych.

1. Specyfikacja oczekiwanych warunków współpracy pomiędzy Wykonawcą a Zamawiającym opiera się na dwóch projektach umów:
a) Umowa Montażowa – obejmująca montaż podzielników kosztów ciepła (wraz z materiałem – w tym podzielnikami), a także demontaż starych podzielników kosztów, i
b) Umowa Rozliczeniowa – obejmująca usługi rozliczania kosztów zużytej energii cieplnej dla potrzeb centralnego ogrzewania, przez okres 10 lat.

2. Oprócz wyżej wymienionych umów konieczne jest także zawarcie odrębnej „umowy o powierzeniu danych”, regulującej kwestie związane z ochroną danych osobowych. Wzór „umowy o powierzeniu danych” znajduje się w materiałach przetargowych.

3. Materiały przetargowe zawierają:
a) Projekty ww. umów, tj. Umowy Montażowej, Umowy Rozliczeniowej.
b) Regulamin rozliczania kosztów zużytej energii cieplnej w budynkach administrowanych przez Spółdzielnię Mieszkaniową „Górnik” w Katowicach (Regulamin).
c) Wykaz węzłów cieplnych z podziałem na administracje osiedlowe.
d) Szczegółowe Warunki Usług (SWU) wraz z projektami załączników.
e) Cenniki usług.
f) Wzór umowy o powierzeniu danych.
g) Formularz oferty.

4. Złożenie oferty w niniejszym przetargu wymagać będzie od Oferenta:
a) zapoznania się z ww. projektami umów i załączników oraz zaakceptowania opisanych w tych dokumentach warunków współpracy;
b) złożenia oferty na formularzu oferty, do którego załączone zostaną niezbędne dokumenty, zgodnie z listą wymaganych załączników stanowiącą część formularza oferty.

5. Zaakceptowanie przez Oferenta przedstawionych przez Spółdzielnię projektów umów, poprzez ich zaparafowanie i załączenie do oferty, oznacza, że podstawowe ceny ofertowe wpisane przez Oferenta w odpowiednie tabele formularza oferty, zostały skalkulowane w oparciu o wymagania zawarte w materiałach przetargowych, w tym projekty umów i SWU.

6. Swoje zastrzeżenia, uwagi i propozycje dotyczące wymagań umownych, Oferent może zamieścić we wskazanej części formularza ofertowego, określając jednocześnie wpływ proponowanych przezeń odstępstw i zastrzeżeń na zaoferowane ceny (jeśli takie oddziaływanie ma miejsce w wypadku zgłoszonego zastrzeżenia, uwagi lub propozycji).

C. Pożądany termin realizacji zakresu:
1. Wymiana podzielników w ramach Umowy Montażowej – do 31.10.2019 r. (wyłącznie dwa wyznaczone terminy dla każdego węzła cieplnego).
2. Wymiana pozostałych podzielników w ramach Umowy Rozliczeniowej – od 01.11.2019.
3. Ostateczne uzgodnienie treści załączników do SWU, tj. struktur plików i raportów, procedury komunikacji oraz technicznych środków komunikacji i wymiany plików – do 120 dni od daty zawarcia umów z wybranym Oferentem.

D. Pozostałe wymagania dotyczące udziału w przetargu:
1. Oferent winien wpłacić kwotę 100,00 zł brutto (w tym obowiązujący podatek VAT) za zakup materiałów przetargowych przelewem na konto Spółdzielni w PKO BP SA I O/Katowice nr 44 1020 2313 0000 3302 0019 6444 z dopiskiem „opłata za materiały – podzielniki”. Prosimy o wpisanie na potwierdzeniu zapłaty nr NIP firmy Oferenta. Na podstawie potwierdzenia przelewu, przesłanego drogą elektroniczną na adres tu@smgornik.katowice.pl, materiały przetargowe zostaną wysłane na adres email, z którego wysłano potwierdzenie. Wysyłanie materiałów przetargowych realizowane jest niezwłocznie, jednakże wyłącznie od poniedziałku do piątku w godzinach 7:30 – 13:00.
2. Oferty należy składać wyłącznie na formularzu oferty (wg wzoru Zamawiającego, przesłanego w materiałach przetargowych), poprzez wpisanie skalkulowanych przez siebie cen w odpowiednie pola zaznaczone jako obowiązkowe (oznaczenie (!)) oraz załączenie wymaganych dokumentów.
3. Do formularza oferty dołączyć należy wymagane dokumenty (w kolejności określonej w formularzu), tj.:
a) Aktualne zaświadczenie o wpisie do ewidencji o działalności gospodarczej (CEIDG) lub wypis z rejestru firm (KRS), wystawione z datą nie wcześniejszą niż na 3 miesiące przed datą otwarcia ofert.
b) Dokument potwierdzający przeszkolenie pracowników Oferenta w zakresie montażu podzielników, wydany przez producenta lub inny podmiot upoważniony.
c) Referencje odpowiadające zakresowi niniejszego przetargu. Oferent winien wykazać się wykonaniem w ciągu ostatnich pięciu lat co najmniej trzech kontraktów, obejmujących pierwszy montaż lub wymianę elektronicznych podzielników kosztów oraz usługi w zakresie odczytu podzielników i rozliczania (z indywidualnymi użytkownikami) kosztów energii cieplnej dla potrzeb CO. Skala (wartość) referencyjnych umów powinna być porównywalna z przewidywaną wartością przedmiotu niniejszego przetargu (tj. nie mniej niż około 30% a optymalnie 100% lub więcej). Zakres referencyjnych usług powinien być jak najbardziej zbliżony do przedmiotu przetargu (czyli np. obejmować również dystrybucję rozliczeń do odbiorców, obsługę reklamacji, …).
d) Charakterystykę firmy oraz oświadczenie o zapleczu kadrowym i technologicznym, obejmujące m.in. zwięzłe informacje o:
i. historii i doświadczeniu firmy,
ii. liczbie pracowników zatrudnionych na umowę o pracę w Polsce,
iii. strukturze i organizacji firmy – liczba, lokalizacja i przeznaczenie (sprzedaż, serwis, centrum IT, itp.) jednostek organizacyjnych firmy w Polsce, oraz ich współdziałanie,
iv. stosowanych systemach i rozwiązaniach informatycznych (głównych i pomocniczych) wspierających realizację usług wymiany/montażu podzielników, usług serwisowych i rozliczeniowych oraz procesy komunikacji i wymiany danych/informacji ze zleceniodawcami,
v. inne informacje, które zdaniem firmy, mogą uwiarygodnić Oferenta jako potencjalnego Wykonawcę zadań objętych przetargiem.
e) Zaświadczenie ZUS o niezaleganiu z płatnościami, wystawione nie wcześniej niż na 3 miesiące przed datą otwarcia ofert.
f) Zaświadczenie z Urzędu Skarbowego o niezaleganiu z płatnościami, wystawione nie wcześniej niż na 3 miesiące przed datą otwarcia ofert.
g) Podpisane przez osobę lub osoby uprawnione do reprezentowania podmiotu oświadczenia, dołączone do materiałów przetargowych.
h) Potwierdzoną kopię polisy ubezpieczenia, od odpowiedzialności cywilnej deliktowej związanej z prowadzoną działalnością gospodarczą i posiadanym mieniem a także kontraktowej obejmującej niewykonanie lub nienależyte wykonanie umowy, która zapewnia pokrycie szkód wyrządzonych: osobom trzecim i w majątku osób trzecich z sumą gwarancyjną nie mniejszą niż 1 500 000,00 zł, z rozszerzeniem o klauzulę szkód w rzeczach stanowiących przedmiot obróbki, naprawy lub innych czynności w ramach usług wykonywanych przez osoby objęte ubezpieczeniem, z limitem nie mniejszym niż 1 000 000,00 zł, oraz z rozszerzeniem o klauzulę (OC produkt) usunięcia wadliwego produktu i zastąpienia produktem bez wad, z limitem nie mniejszym niż 500 000 zł, oraz dowód wpłaty/przelewu opłaty z tytułu polisy. Ubezpieczenie musi obejmować okres trwania Umowy Montażowej oraz kolejnych dwanaście miesięcy po jej zakończeniu, czyli do 31.10.2020. Należy również załączyć ogólne warunki ubezpieczenia, określające zakres wyłączeń lub pisemne oświadczenie Ubezpieczyciela o braku takich wyłączeń. Jeśli oferent nie posiada polisy ubezpieczenia o określonych powyżej cechach, na etapie postępowania przetargowego może załączyć swoje oświadczenie, że w razie wyboru jego oferty (wygranej w przetargu) zawrze umowę ubezpieczenia zgodną z wymaganiami Zamawiającego opisanymi w niniejszym punkcie, oraz przedłoży wszystkie ww. dokumenty, przed podpisaniem umów.
i) Projekty umów parafowane przez osoby uprawnione do reprezentowania firmy.
j) Potwierdzenie wykonanej operacji bankowej dotyczącej wpłaty wymaganego wadium.
k) Wzór ulotki informacyjnej dotyczącej oferowanych podzielników kosztów ciepła, którą mieliby otrzymać użytkownicy w dniu montażu urządzeń.
l) Wzór indywidualnego druku rozliczeniowego.
m) Propozycję algorytmu (metody) obliczania odszkodowania tj. opłaty dla lokali nieopomiarowanych, wyliczonej z uwzględnieniem zainstalowanej w lokalu mocy grzewczej, okresu trwania sezonu grzewczego i panujących w jego trakcie temperatur.
n) Opcjonalnie: propozycję alternatywnej metody finansowania usług objętych Umową Montażową (patrz pkt H.2).

4. Każda strona oferty powinna być podpisana przez osoby uprawnione do reprezentowania podmiotu, który ją składa.

5. W okresie od ogłoszenia niniejszego przetargu do dnia otwarcia ofert, Oferenci mogą kierować do Zamawiającego zapytania dotyczące przedmiotu przetargu. Odpowiedzi i wyjaśnienia udzielane przez Zamawiającego będą rozsyłane do wszystkich firm, które wykupiły materiały przetargowe.

6. Oferent winien wpłacić wadium przetargowe w wysokości 100 000,00 zł najpóźniej do dnia złożenia oferty przelewem na konto Spółdzielni w PKO BP S.A I O/Katowice nr 44 1020 2313 0000 33 02 0019 6444. Jako tytuł przelewu należy wpisać „wadium – podzielniki”.

7. Spółdzielnia zastrzega sobie prawo do przeprowadzenia wywiadów z oferentami i wizyt referencyjnych w jednostkach/oddziałach firmy. Wywiady i wizyty mogą być wymagane w okresie (2 do 3 tygodni) pomiędzy datą otwarcia ofert a datą rozstrzygnięcia przetargu.

8. Spółdzielnia zastrzega sobie prawo do przeprowadzenia negocjacji z oferentami.

E. Kryteria oceny oferty:
1. Kompletność złożonych dokumentów – zgodność z wymaganiami Zamawiającego.
2. Ceny.
3. Załączone referencje.
4. Zaplecze kadrowe, technologiczne i doświadczenie firmy.
Zgodnie z „Regulaminem dotyczącym zasad postępowania przy przeprowadzaniu konkursów ofert i udzielania zamówień na roboty remontowo-budowlane i konserwacyjne w Spółdzielni Mieszkaniowej „Górnik” w Katowicach” oferty cenowe zawierające rażąco niską cenę i różniącą się o więcej niż 30% od średniej oferowanej ceny ze wszystkich ważnych ofert mogą zostać przez Komisję przetargową odrzucone.

F. Warunki zawarcia umów:

1. Zamawiający informuje, że wybrany Oferent (Wykonawca), przed podpisaniem umów zobowiązany jest wnieść w pieniądzu zabezpieczenia/e należytego wykonania Umowy Montażowej w wysokości 5% kwoty umownej netto, z którego Zamawiający ma prawo potrącić wszelkie koszty roszczeń wynikłych z tytułu niewykonania lub nienależytego wykonania zakresu umowy, kar umownych oraz roszczeń z tytułu gwarancji, rękojmi i jakości za wady na warunkach określonych w umowie.
2. Zamawiający zwraca zabezpieczenie w terminie 12 m-cy od zakończenia umowy montażowej, na rachunek bankowy Wykonawcy pod warunkiem, że zostały usunięte wszystkie wady lub usterki ujawnione w tym okresie.
3. Wadium oferenta, który wygra przetarg zostanie zaliczone na poczet zabezpieczenia należytego wykonania umowy. Różnicę pomiędzy wysokością wpłaconego wadium a kwotą zabezpieczenia należytego wykonania umowy Wykonawca zobowiązany jest wpłacić przed podpisaniem umowy.
4. Oferent ten traci wadium jeżeli odmówi podpisania umowy na warunkach określonych ofertą.
5. Po zakończeniu Umowy Montażowej i nieujawnieniu żadnych wad i usterek Wykonawca będzie mógł wystąpić z pisemnym wnioskiem o zamianę zabezpieczenia w gotówce na zabezpieczenie w postaci gwarancji bankowej lub ubezpieczeniowej.
6. Zamawiający dokona zwrotu wadium Oferentom, którzy nie zostaną wybrani przez Zamawiającego, w ciągu 5 dni roboczych od daty zatwierdzenia wyniku przetargu przez Zarząd.

G. Termin i sposób składania ofert

1. Postępowanie przetargowe prowadzone będzie w dwóch etapach.

2. Oferty sporządzone wg. wzoru Zamawiającego należy składać w terminie do dnia 16.05.2019 r. do godz. 16:00 w kancelarii Spółdzielni Mieszkaniowej „Górnik”, ul. Mikołowska 125 a w Katowicach.

3. Na kopercie ma znajdować się tylko tytuł przetargu, odcięty z niniejszego zawiadomienia i naklejony na kopertę. Tytuł przeznaczony do odcięcia został dodatkowo zamieszczony i zaznaczony na końcu niniejszego zawiadomienia. Koperta nie może być w inny sposób oznaczona ani zawierać innych znaków.

4. Etap 1: Otwarcie ofert nastąpi w dniu 17 maja 2019 r. o godzinie 10:00 w siedzibie Spółdzielni Mieszkaniowej „Górnik”, ul. Mikołowska 125 a w Katowicach.

5. Oferty złożone po tym terminie nie będą rozpatrywane.

6. Oferty niekompletne w zakresie wyszczególnionym w niniejszym zawiadomieniu mogą zostać przez komisję odrzucone.

7. Otwarcie ofert jest jawne. Po otwarciu ofert Zamawiający podaje nazwę i siedzibę Oferenta, którego oferta jest otwierana oraz cenę.

8. Ocena ofert dokonana zostanie na posiedzeniu niejawnym Komisji, bez udziału Oferentów. W trakcie tego posiedzenia Zamawiający przeprowadzi badanie ofert pod kątem ich kompletności i zgodności z wymaganiami zawartymi w zawiadomieniu o przetargu.

9. W toku badania i oceny złożonych ofert Zamawiający może:
a) żądać udzielenia przez Wykonawcę wyjaśnień dotyczących treści złożonej oferty,
b) wezwać do uzupełnienia oświadczeń, dokumentów lub pełnomocnictw.

10. Spółdzielnia Mieszkaniowa „Górnik” w Katowicach zastrzega sobie prawo do swobodnego wyboru oferty, dodatkowych rokowań, zmiany zakresu oraz ilości zleconych prac, a także unieważnienia przetargu bez podania przyczyn.

11. Etap 2: Rozstrzygnięcie przetargu nastąpi 31 maja 2019 r., na odrębnym posiedzeniu Komisji w siedzibie Spółdzielni Mieszkaniowej „Górnik”, ul. Mikołowska 125 a w Katowicach.

12. Wyniki przetargu zostaną umieszczone na stronie internetowej SM „Górnik”, po zatwierdzeniu wyboru ofert przez Zarząd Spółdzielni Mieszkaniowej „Górnik” stosowną Uchwałą.

13. Rozpoczęcie robót może nastąpić po podpisaniu umów na warunkach określonych w ofercie.

14. Osobami upoważnionymi do kontaktu są:

  • Pan Grzegorz Kopernok, urzędujący w siedzibie Zamawiającego, Katowice, ul. Mikołowska 125a pok. 120, w godz. od 7:30 do 13:00, tel.:(32) 25-19-671 do 3 wew. 120, e-mail: tw@smgornik.katowice.pl
  • Pani Danuta Gawrysiak, urzędująca w siedzibie Zamawiającego, Katowice, ul. Mikołowska 125a pok. 214, w godz. 7:30 do 13:00, tel.: (32) 25-19-671 do 3 wew. 213 i 214, e-mail: tw@smgornik.katowice.pl

H. UWAGA:

1. Ceny ofertowe traktuje się jako maksymalne. Rozliczenie prac nastąpi na warunkach określonych w umowach.
2. Zamawiający dopuszcza przedstawienie przez Oferenta alternatywnego sposobu finansowania usług objętych przetargiem.

I. RODO:
Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych), dalej „RODO”, informuję, że:

1. Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Spółdzielnia Mieszkaniowa „Górnik” z siedzibą w Katowicach, ul. Mikołowska 125a, zwana dalej jako AD.

2. Z inspektorem ochrony danych można się skontaktować pod adresem: iod@smgornik.katowice.pl

3. Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust. 1 lit. B oraz art. 6 ust. 1 lit. F RODO w celu związanym z zapytaniem ofertowym (poza ustawą Prawi Zamówień Publicznych) / w celu związanym z postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego prowadzonym w trybie przetargu nieograniczonego.

4. Odbiorcami Pani/Pana danych osobowych będą podmioty upoważnione z tytułu przepisów prawa oraz podmioty realizujące wsparcie techniczne lub organizacyjne dla Administratora na podstawie zawartych umów.

5. Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane przez cały okres obowiązywania umów (Montażowej i Rozliczeniowej).

6. Podanie przez Panią/Pana danych osobowych jest niezbędne w celu zawarcia ewentualnej umowy;

7. Posiada Pani/Pan:

  • na podstawie art. 15 RODO prawo dostępu do danych osobowych Pani/Pana dotyczących;
  • na podstawie art. 16 RODO prawo do sprostowania Pani/Pana danych osobowych;
  • na podstawie art. 18 RODO prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych z zastrzeżeniem przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO;
  • prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uzna Pani/Pan, że przetwarzanie danych osobowych Pani/Pana dotyczących narusza przepisy RODO;
  • na podstawie art. 21 RODO prawo sprzeciwu, wobec przetwarzania danych osobowych w związku ze szczególną sytuacją.

8. nie przysługuje Pani/P

  • w związku z art. 17 ust. 3 lit. b, d lub e RODO prawo do usunięcia danych osobowych;
  • prawo do przenoszenia danych osobowych, o którym mowa w art. 20 RODO.

9. Żądania, oświadczenia i wszelką korespondencję dotyczącą danych osobowych należy przesłać w formie pisemnej na podany adres Administratora danych lub e-mailowo pod adresem poczty elektronicznej rodo@smgornik.katowice.pl

10. Oferent zobowiązany jest do przekazania powyższych informacji także pozostałym osobom, których dane znajdują się w przedłożonej ofercie.

SM „Górnik” w Katowicach jest podmiotem zwolnionym ze stosowania procedur zawartych w Ustawie PZP.

——————————————————————————————————————————————————-

PRZETARG NIEOGRANICZONY NA:

wymianę elektronicznych podzielników kosztów ciepła oraz świadczenie usług w zakresie rozliczania kosztów zużytej energii cieplnej przez okres 10 lat, w całych zasobach Spółdzielni.

——————————————————————————————————————————————————–

Ankieta dotycząca systemu rozliczania kosztów CO w SM „Górnik”